Lexware

• Voraussetzung: Kundendaten in Lexware enthalten Mailadressen (funktioniert auch mit Lieferantendaten)
• in Lexware Warenwirtschaft – Kunden anzeigen
• Listeneinstellungen anpassen – Spalte E-Mail
• alle Kunden anzeigen
• rechte Maustaste – Export nach MS-Excel
• Datei Speichern = Datenquelle

Excel

• Datenquelle im Excel öffnen
• Überschriftszeile löschen, die Spaltenüberschriften müssen in Zeile 1 stehen
• ggf. Kunden löschen die nicht angeschrieben werden sollen,
• es könnten auch Spalten gelöscht werden, die für die Mail nicht benötigt werden
• Speichern – schließen

Word

• zu erstellenden Mailtext ohne Betreff schreiben (je nach Einstellung Mailsystem mit oder ohne Signatur, denn diese wird bei entsprechender Einstellung automatisch mit generiert) – Datei Speichern
• Menü: Sendungen
• Empfänger auswählen – Vorhandene Liste verwenden
• Exceldatei wählen – dann entsteht Verbindung Word-Excel
• über dem Mailtext jetzt im Word die persönliche Anrede aktivieren – Button Grußzeile
• über Button: Empfängerliste bearbeiten kann man Empfänger deaktivieren oder über Filter festlegen, wer die Mail bekommen soll
• Button: Vorschau Ergebnisse – man kann durch die erzeugten Mails blättern
• Button: Fertig stellen und zusammenfügen – E-Mail-Nachrichten senden – Betreff eingeben – OK
• Mails werden über Outlook versendet  – Postausgang – gesendete Objekte

Empfehlung: Vor dem Versand an viele Empfänger den Prozess mit einer kleinen Datenquelldatei testen. Es ist vor allem zu testen, ob an die Mails automatisch im Outlook die Firmensignatur angehangen wird oder ob man dies im Mailtext mit anlegen muss.